Was sind Scorecards und Dashboards?
Inhalt:
- Scorecards
- Balanced Scorecards
- Dashboards
- Die Funktion eines Dashboards innerhalb des Entscheidungsfindungsprozesses
Scorecards
Eine Scorecard hat zunächst einmal nichts mit einer Computeranwendung oder einer GUI zu tun. Eine Scorecard definiert sich als Liste von Unternehmenswerten über einen definierten Zeitraum hinweg betrachtet. Die einzelnen Unternehmenswerte werden Key Performance Indicator (KPI) genannt. Die exakten Definitionen der KPIs sind das Kernstück einer jeden Scorecard. Sie sollen die Perspektiven repräsentieren, die für die Erfüllung bestimmter Ziele eines Unternehmens als kritisch angesehen werden. Es gibt eine Reihe allgemein anerkannter KPIs, die jedoch durch individuell formulierte und definierte ergänzt werden, um den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens in seinem spezifischen Umfeld und seiner spezifischen Struktur Rechnung zu tragen. Dies kann im kleinen Maßstab natürlich vollkommen unabhängig von BI-Anwendungen, Datenbanken etc. umgesetzt werden.
Ein simples Beispiel für eine allgemein anerkannte KPI ist der Umsatz pro Mitarbeiter (€ / Kopf). In einem internationalen Konzern gibt es beispielsweise besondere Probleme bei der Definition der Parameter Umsatz und Mitarbeiter. Versuchen wir es einmal für den Umsatz: Grundsätzlich versteht man natürlich sofort was gemeint ist, aber einige Fragen müssen zur Definition als KPI in einem Unternehmen geklärt werden: Wird etwa nur der Umsatz beziehungsweise die geflossenen Geldmengen mit externen Kunden genommen? Oder gehören die Transaktionen zu Tochter- respektive Muttergesellschaften dazu? Was passiert mit Leistungen, die innerhalb der Konzernstruktur erbracht wurden aber monetär schlecht erfasst werden können? Wird der Netto- oder der Brutto-Umsatz gezählt? In welcher Währung wird er mit welchen Umrechnungskursen (Durchschnittswerte, Tageswerte, Interkassakurse…) kumuliert? Diese Fragen müssen oft auf höchster Unternehmensebene entschieden werden.
Oder nehmen wir den zweiten Parameter, die Mitarbeiter: Wie werden externe Mitarbeiter gewertet, die aber fast Vollzeit für das Unternehmen arbeiten? Gehören Teilzeitmitarbeiter dazu oder nur anteilmäßig? Was passiert, wenn in dem Unternehmen Gleitzeitkonten existieren? Wie wird mit Frühpensionären oder frei gestellten Mitarbeitern verfahren, die zwar noch Gehalt bekommen, aber nicht produktiv zum Unternehmenserfolg beitragen? Auch solche Fragen sind auf jeden Fall nicht auf Anhieb eindeutig zu beantworten.
Eine Scorecard zwingt ein Unternehmen oder zumindest einige Personen innerhalb des Unternehmens dazu, sich mit solchen Definitionen auseinander zu setzen und über das gesamte Unternehmen hinweg zu vereinheitlichen. Ansonsten können die Zahlen nicht miteinander verglichen werden. Manchmal müssen sie sogar über Unternehmensgrenzen hinweg vereinheitlicht werden, wenn der Vergleich mit den Zahlen anderer Marktteilnehmer erwünscht ist.
Balanced Scorecards
Wann Scorecards erstmals entwickelt wurden, ist kaum nachvollziehbar, da die Begrifflichkeiten sich erst durchsetzen mussten. Aber Robert S. Kaplan und David P. Norton haben mit ihren Artikeln und Büchern in den 90er Jahren des 20. Jahrhunderts erheblich dazu beigetragen, das Konzept der "Balanced Scorecards" einer breiten Fachöffentlichkeit vorzustellen. Unter dem Leitsatz "Translate strategy into action" ("Übersetze Strategie in konkretes Handeln") wurde ihr praktisches Konzept in vielen Unternehmen umgesetzt. Die "Übersetzungsleistung", die die beiden ansprechen, ist nichts anderes als die Definition der KPIs, die wir oben angesprochen haben.
Die Balanced Scorecard ist eine spezielle Kategorie von Scorecards, die versucht alle vitalen Perspektiven eines Unternehmens zu betrachten. Eine Balanced Scorecard bemüht sich insbesondere um die KPIs, die damals als schwer quantifizierbar oder als unwichtig angesehen wurden. Klassisch ist das Beispiel der Kundenzufriedenheit als KPI.
Abb. 1: Die Balanced Scorecard von Kaplan und Norton in ihrer ursprünglichen Form. Ausgehend von der zentralen Strategie werden vier Perspektiven entwickelt, die für den Geschäftserfolg entscheidend sind. Die vier Perspektiven sind: Finanzen, Kunden, interne Prozesse (etwa Lieferanten) und Lernen und Entwicklung (v.a. der Mitarbeiter).
Ausgehend von einer Unternehmensstrategie oder einer Unternehmensvision werden neben den Shareholdern (Kapitaleignern) auch andere Stakeholder (etwa Mitarbeiter, Lieferanten), die für den Unternehmenserfolg wichtig sind, berücksichtigt. Es werden individuell die kritischen Erfolgsfaktoren definiert und daraus KPIs entwickelt. Diese KPIs werden in einem Kennzahlensystem, der so genannten Scorecard, für einen Mitarbeiter beziehungsweise eine Abteilung oder Arbeitsgruppe zusammen gefasst. Die in den KPIs fest gelegten Messgrößen repräsentieren die strategischen Ziele. In einem kontinuierlichen Prozess werden Ziele und Zielerreichung überprüft und gegebenenfalls durch korrigierende Maßnahmen gesteuert. Die Erreichung der Unternehmensvision kann also quantifiziert betrachtet werden, indem man die Erreichung der einzelnen KPIs betrachtet.
Abb. 2: Ein Beispiel für Finanz KPIs. In der Scorecard werden je nach Hierarchiestufe des Nutzers, aggregierte oder detaillierte Werte angezeigt.
Um die Performance im Zusammenhang mit den Geschäftszielen verfolgen zu können, erhalten Entscheidungsträger laufend aktuelle Auswertungen zu verschiedenen Aspekten der Organisation. Die folgende Grafik zeigt eine Scorecard in einer stark aggregierten Form für verschiedene Unternehmensbereiche.
Abb. 3: Scorecard in einer stark aggregierten Form für verschiedene Unternehmensbereiche
Dashboards
Business Intelligence-Anwendungen wurden vor einigen Jahren vor allem deshalb so attraktiv, weil sich so genannte Performance Dashboards zunehmend verbreiteten. Dashboards sind meist elektronische Visualisierungen, die eine große Vielfalt an Daten und Zusammenhängen in einer komprimierten und prägnanten, oftmals grafischen aber auch tabellarischen Form darstellen können. Dashboards sind eine ideale Möglichkeit, eine Scorecard visuell ansprechend darzustellen.
Das Dashboard selbst hat jedoch nichts mit der Definition der KPIs zu tun. Die Aufgabe eines Dashboards ist es, die Informationen aus den KPIs darzustellen. Bei der Einführung von Dashboards für eine Scorecard stellt sich daher eine ganz andere Frage: Wie gelangt die definierte Information (Scorecard) klar, transparent und zeitnah an den richtigen Nutzerkreis?
Zu klären ist im Detail, wie ich jede einzelne KPI visualisiere oder darstelle. Zeige ich die KPI Umsatz pro Mitarbeiter in einem Linien- oder Balkendiagramm? Oder kombiniere ich beide und zeige die Werte zusätzlich noch als Tabelle? Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Grafiktypen, etwa Kuchen-, 3D-, Bubble- oder Radardiagramme, die in teilweise sehr begrenzten Anwendungsbereichen jeweils ihre Berechtigung haben? Zu entscheiden ist ferner, ob ich Vergleichswerte zeige. Nehme ich den Vormonat oder den gleichen Monat des Vorjahres usw.
Das bedeutet aber nicht, dass ein Dashboard nur eine Scorecard visualisieren kann. Ein Dashboard wird zum Beispiel auch oft genutzt, um den aktuellen Zustand komplexer Produktionsanlagen zu visualisieren. In einem solchen Dashboard werden Zwischenstände und aktuelle Zustände einzelner Maschinen beziehungsweise Produktzustände dargestellt.
Oft werden die Begriffe Dashboard und Scorecard irrtümlich als Synonyme benutzt. Wayne Eckerson hat in seinem Buch "Performance Dashboards: Measuring, Monitoring, and Managing Your Business" (John Wiley & Sons, October 2005) die beiden Begrifflichkeiten treffend gegenüber gestellt (eigene Übersetzung):
Abb. 4: Gegenüberstellung der Begriffe Dashboard und Scorecard, eigene Übersetzung aus dem Standardwerk von Wayne Eckerson: Performance Dashboards, 2005.
Dashboards sind ein wichtiges Werkzeug zur visuellen Integration und Darstellung komplexer Datensätze aus einer unbegrenzten Anzahl von Quellen. Auf einem Dashboard kann eine Scorecard visuell umfassend und intuitiv formatiert werden. Die Flexibilität einer Dashboardoberfläche ermöglicht es dem Benutzer relevante Inhalte über diverse Organisationsstrukturen hinweg zu überblicken. Er muss dafür keinen Programmcode oder komplexe Datenbankabfragen erstellen. Er kann aus einer großen Präsentationsvielfalt selbständig die Anzeigeform definieren und so manipulieren, wie sie für seine Bedürfnisse am geeignetsten erscheint.
Die Darstellung der Werte beinhaltet unter anderem einzelne Kennzahlen, graphische Trendanalysen, Kapazitätsmesser, geografische Karten, Prozentanteile und Ampel- und Abweichungsvergleiche. Ein Dashboard ermöglicht die Präsentation komplexer Beziehungen und Performancekennzahlen in einem Format, das für Manager und Mitarbeiter schnell, einfach und intuitiv zu bedienen ist. Solche Benutzeroberflächen verkürzen die Lernkurve deutlich und erhöhen somit die Wahrscheinlichkeit einer effektiven Anwendung. Erst die Visualisierung macht es möglich die Zielerreichung in den Arbeitsalltag eines jeden Mitarbeiters einzubinden und damit als ein effektives Instrument in einem Unternehmen einzusetzen. Die folgenden Screenshots zeigen Beispiele von Dashboarddesigns mit Panorama NovaView:
Abb. 5: Ein Beispiel eines Performance Management Dashboards aus einer Beispielanwendung mit Panorama NovaView
Abb. 6: Beispiel eines Sales-Dashboards von Panorama NovaView. Alle wichtigen Kennzahlen in diversen Visualisierungsmöglichkeiten sind auf einer Seite übersichtlich angeordnet.
Abb. 7: Das CEO-Dashboard ist bei Panorama NovaView im Basispaket enthalten und steht ohne Beratungs- beziehungsweise Programmieraufwand sofort zur Verfügung.
Die Funktion eines Dashboards innerhalb des Entscheidungsfindungsprozesses
Ein Dashboard ist die Schnittstelle zwischen einem Data Warehouse und seinen analytischen Prozessen ´ zum unternehmensinternen Entscheidungsfindungsprozess. Dies ist ein kontinuierlicher, rekursiver Prozess, der durch Beobachtungen und Handlungen von zahlreichen Akteuren beeinflusst wird. Hinter dem grafischen Interface des Dashboards stehen analytische Systeme und Datenbanken: Dazu gehören statistische Analysen zur Überprüfung der Datenqualität, kombinierte Prognosealgorithmen und Verarbeitungsprozeduren innerhalb der Datenbank. Die folgende Grafik illustriert die Struktur, wie das Dashboard in den Entscheidungsprozess eingegliedert ist.
Abb. 8: Die Integration eines Dashboards in den Entscheidungsfindungsprozess erläutert Owen P. Hall, Jr in dieser Grafik aus seinem Text: Using Dashboard Based Business Intelligence Systems aus dem Jahr 2003.
Kontakt
